Com o crescimento da base de clientes de minha consultoria de e-commerce, comecei a me deparar com um problema operacional. A preparação de relatórios rotineiros para os clientes estava consumindo preciosas horas minhas e da minha equipe.

Já oferecemos aos clientes um dashboard em tempo real (Geckboard), mas apesar de muito bom, o cliente precisa ir lá, acessar e visualizar. Talvez por isso o engajamento não seja tão alto quanto eu gostaria, apesar do dashboard ser ótimo. Além disso temos um super relatório mensal, mas como ele vem só no início do mês seguinte, o gap de contato é alto.

Exemplo de dashboard do Geckoboard.

Estudei diversas possibilidades para criar algo mais eficiente. App, push notifications, browser notifications, mas me dei conta que o e-mail ainda era um dos canais mais utilizados pelos meus clientes e então percebi que eu mesmo poderia resolver este problema, foi o que fiz e é esse processo que vou explicar aqui.

Criei um sistema de relatórios diários para meus clientes, enviados por e-mail, integrando diversos serviços online.

O primeiro relatório que eu automatizei é um dos que considero mais importantes para meus clientes. É o relatório que traz o acompanhamento diário das vendas, o quanto distante está a meta mensal e de acordo com esta informação qual o faturamento diário necessário para o atingimento dessa meta naquele dado momento.  

A base deste relatório de vendas e metas é uma planilha que criei no Google Sheets. Não é uma planilha muito complexa, mas possui algumas fórmulas para tratar os dados que serão recebidos do Google Analytics

Essa planilha é a primeira parte da missão.

Exemplo de planilha de acompanhamento de resultado.

Nesse momento ressalto que não tenho nenhuma habilidade como programador (infelizmente), mas sou curioso pra caramba. Muitas vezes, após horas de tutoriais e vídeos no Youtube me arrisco a integrar APIs por aí, mas no geral prefiro procurar por pequenas soluções, mesmo que pagas, para me ajudar com os desafios que esta limitação técnica me impõe.

 

Dito isso, vamos para a segunda parte da missão, automatizar o preenchimento da planilha. Para resolver esta questão utilizei o complemento gratuito do Google Sheets “Google Analytics for Google Sheets“. Ele integra o Google Analytics a sua planilha no Sheets e atualiza os dados automaticamente na rotina que definir. No meu caso os dados são atualizados diariamente. Perfeito.

Com este relatório dinâmico pronto, grande parte do problema estava resolvido, mas faltava encontrar uma maneira de enviar este relatório por e-mail para o cliente.

Após alguma busca encontrei o complemento do Google Sheets chamado “Email Spreadsheet“. Ele gera um pdf da planilha e o envia para os e-mails que você definir. A versão paga (a que eu uso – U$29,99 pagamento único) dá a possibilidade de agendar o envio do e-mail com o relatório. Exatamente o que eu procurava.

Tela de configuração do Email Spreadsheet

Após algumas (muitas) horas estava pronto o meu sistema de relatórios. Sem escrever nenhuma linha de código.

E-mail com o relatório que programei para ser enviado diariamente para os clientes.

Tenho certeza que se fosse desenvolvido por terceiros esse sisteminha iria me custar uns poucos milhares de reais, sem contar a manutenção, desnecessária nesse caso já que tudo que utilizei tem suporte incluído.

Dependendo da sua criatividade, utilizando fórmulas avançadas na planilha e múltiplas integrações – via Zapier ou Pluga – dá para criar dashboards e reports bem complexos.

Foi assim que, sozinho, resolvi um problema operacional de minha empresa.

Empreendedor com mais de 15 anos de experiência em projetos digitais, palestrante e professor de comércio eletrônico, marketing digital e growth hacking.
Nos últimos anos participou ativamente em mais de 66 projetos, palestrou em mais de 20 eventos além de ser colunista dos maiores portais de e-commerce do país.

Leciona nos principais cursos de E-commerce e Marketing Digital do Rio de Janeiro em instituições como ComSchool, Polo Criativo e Azov Treinamentos. Foi idealizador, professor e produtor do primeiro curso de growth hacking para e-commerce do país o E-commerce Hacks.

Em 2015 fundou a RL – Success as a Service, consultoria estratégica de e-commerce, marketing digital e growth hacking, tendo atendido mais de 49 clientes até o momento.